如何在 Access 中筛选和排序数据（附示例和技巧）

在 Access 中过滤和排序数据是管理和从任何关系数据库中提取值的基本支柱之一。 如果您有数百或数千条记录，并且不掌握它提供的过滤和排序工具，那么查找相关信息可能会成为一项复杂的任务。 微软访问.

在本文中，我将详细解释如何结合 Access 中所有基本和高级选项来过滤和排序数据。 无论您是初学者还是有经验的人，在阅读完本内容后，您都会清楚地了解如何自定义视图、查询和报告，以便仅显示每个表、表单或报告中所需的信息。

为什么过滤和排序在 Access 中如此重要？

Access 旨在处理大量信息，其中快速查看和高效搜索至关重要。 如果您曾经在寻找特定记录时迷失了方向，那么您就会知道不知道如何使用过滤器意味着什么。 过滤器和排序就像放大镜和尺子一样：它们允许您集中和构建数据，暂时隐藏您不需要的数据并帮助您发现模式和趋势。

两种流程的结合有助于分析、专业报告和决策。 知情的经过良好过滤和组织的日志更容易理解、共享，并可用作新查询或报告的基础。

基本概念：什么是 Access 中的数据过滤和排序？

在开始实践之前，有必要澄清以下术语：

所有过滤器 这意味着只在屏幕上显示符合一个或多个条件的记录，而暂时且非破坏性地隐藏其余记录。

排列依照 它包括根据一个或多个字段的值按升序或降序重新构建记录的排列。

这两个操作都不会物理修改表中存储的数据，它们只会改变数据在工作视图中的呈现方式。

在 Access 中我可以在哪里应用筛选和排序？

几乎任何 Access 对象（表、查询、表单和报告）都允许您过滤和/或排序数据。 根据具体对象，某些功能可能更易于访问或提供不同的自定义选项。例如：

董事会： 非常适合快速过滤原始数据。

查询： 过滤可以是查询本身的一部分（设计行中的标准）。

形式： 非常适合通过视觉或表单进行过滤，专为最终用户设计。

报告： 允许您在打印或导出之前在预览中应用过滤器。

Access 提供的不同类型的过滤器

Access 集成了多种过滤机制，以适应不同的场景和经验水平。 根据您要查找的内容的复杂程度选择最合适的过滤器类型：

常用过滤器

它们是最快和最直接的，因为 Access 会根据列中的数据类型为您提供预设选项。 您无需编写标准或公式。只需：

单击要过滤的列或字段标题中的下拉箭头。

您可以选择/取消选择特定项目，按范围或特定条件（例如“等于”、“包含”、“以...开头”、“大于”等）进行过滤。

对于日期字段，您可以按期间、月份、日期之间、今天、昨天、上周等找到过滤器。

如果选择“（空白）”，则会过滤掉该字段中的空记录或空记录。

图片未从 iPhone 或 iPad 导入到 iCloud此方法非常适合快速审查或仅需要按简单标准进行筛选的情况。

按选择过滤

允许您通过在单元格中选择特定值来根据该值进行过滤。 例如，如果您点击某个特定名称并选择“按选择筛选”，Access 将隐藏该字段中除包含该精确值的记录之外的所有记录。您可以：

选择一个单词、部分文本、一个日期或一个数字，然后按选择进行过滤（开始、结束、包含等）。

通过选择不同的字段来组合多个过滤器以进一步优化结果。

要删除过滤器，只需单击“主页”选项卡上的“排序和过滤”组中的“切换过滤器”或“清除所有过滤器”即可。

按表单过滤

这种类型的过滤器对于搜索满足不同字段中的多个条件的记录特别有用。 Access 会生成一个空白版本的表单或电子表格，您可以在其中填写要搜索的值（也可以留空，只填写必要的值）。这对于复杂的搜索非常理想，例如：

所有城市为“马德里”且职位为“经理”的人。

您可以使用“OR”选项卡执行替代搜索，即显示满足一组或另一组条件的记录（例如：国家/地区 =“西班牙”或国家/地区 =“法国”）。

与所有其他模式一样，删除过滤器就像再次按下“切换过滤器”一样简单。

高级过滤器

高级模式最接近设计查询，允许您在设计网格中表达复杂和自定义的条件。 如果您有表达式和标准方面的经验，建议您：

访问“排序和过滤”组中的“高级过滤或排序”选项。

将您想要过滤的字段添加到网格并在“条件”行中指定条件（您可以使用逻辑运算符、函数、表达式，就像在查询中一样）。

如果您想设置替代标准，请使用“OR”行。

您可以从以前的查询中加载条件，或将此过滤器保存为新查询以供将来使用。

根据对象类型逐步应用过滤器

表格中的筛选器

假设您有一张员工表，并且您只想查看工资超过 50.000 欧元的员工：

在数据表视图中打开表。

单击“薪水”列标题中的箭头。

选择“数字过滤器”并选择“大于”，输入 50000。

Access 将仅显示符合该条件的员工。

您可以使用表单过滤器组合其他列上的过滤器，例如：部门 = '销售' AND 薪水 > 50000。

查询中的筛选器

查询允许您将条件直接添加到设计行，以便每次运行查询时，Access 仅显示筛选后的数据。 例如，要查看超过 1000 欧元的销售额：

在设计视图中打开查询。

在“金额”字段下的“条件”行中，输入“>1000”。

运行查询以仅返回匹配的结果。

您可以使用“AND”或“OR”组合多个条件来进一步细化。

过滤表单中的数据

这些表格的设计是为了提供直观的用户体验。 从这里进行过滤非常简单，只需单击您感兴趣的数据并应用过滤器，或使用表单过滤器进行高级搜索即可。

Windows 中的 .ETL 文件：它们是什么、它们的用途以及如何分析它们报告中的过滤器

如果您有一份报告（例如，员工列表），您可以在打印之前从报告视图本身进行过滤：

右键单击数据（例如姓氏）并选择“文本过滤器 > 以...开头”。

输入字母或文本并接受。

您可以通过仅过滤当时您感兴趣的部分数据来打印报告。 要将过滤器保存为查询并重复使用，请使用功能区中的“高级过滤器或排序”功能。

如何移除或重新应用过滤器

删除过滤器很容易：只需按下顶部栏中的“切换过滤器”按钮即可。 这会暂时移除过滤器，但过滤器会保留，以便您再次点击即可重新激活。如果您决定清除过滤器（使用“清除所有过滤器”），Access 会忘记您的选择，如果您在以后的会话中需要它，则必须重新应用。

保存过滤器以供重复使用

当您关闭表、表单或报告时，Access 会记住活动过滤器，因此您可以在下一个会话中自动重新应用相同的过滤器。

为了确保在打开对象时始终应用过滤器，请转到属性表并启用“FilterOnLoad”选项。

了解有关 Access 中用于筛选和排序数据的高级查询的更多信息。.

Access 中筛选的实际示例

简单过滤

如果您有一个订单表并且只想查看上个月的订单：

通过在日期过滤器中选择相应的月份来过滤“订单日期”列。

复合或自定义过滤

仅查看工资超过 50.000 欧元且从事销售工作的员工：

从高级菜单中应用复合过滤器：薪水 > 50000 AND 部门 = '销售'。

或者，如果您愿意，也可以通过在两个字段中填写所需的值来使用。

过滤报告中的打印内容

过滤报告以仅显示来自特定城市的客户：

在打印视图中打开报告，单击城市字段，然后使用“等于”或“包含”文本过滤器。

根据需要打印或导出过滤后的报告。

在 Access 中对数据进行排序

无论是在表格、查询还是报告中，对数据进行排序对于呈现和理解同样重要。

按表格排序

在数据表视图中打开表。

单击要排序的列的标题。

单击升序（AZ）或降序（ZA）排序图标。

您可以按多列进行排序，但主列将是第一个被选择的列。

按查询排序

在“设计”视图的“排序”行中，选择是否按一个或多个字段升序或降序排序。

例如：先按产品名称排序（升序），再按日期排序（降序），分析每种产品的近期销售情况。

在报告中排序

从报告属性访问排序选项或使用设计视图指定多字段排序条件。

结合过滤器和排序进行高级分析

Access 的真正力量在于结合过滤和排序，创建自定义视图，使您能够发现趋势或深入分析您的业务。

首先，过滤关键数据以缩小视图，例如，销售额超过 2000 欧元。

然后按日期、员工、产品或任何其他相关字段进行排序。

您可以将此配置保存为查询，以便在需要时重复使用。

适用于 Windows 的最佳单位转换器配置持久化和重用

许多用户不知道 Access 允许保存筛选和排序设置、指定名称，并在以后的会话中直接访问该自定义视图。利用此功能，您可以随时分析关键数据，而无需从头开始重新配置所有内容。

表单中的过滤和排序及其用户体验

在表单中，您可以使用直观的菜单或直接搜索字段从界面本身应用过滤器。

从上下文菜单中选择字段或值并进行过滤。

如果需要组合多个字段的条件，请使用表单过滤器。

可以在工具栏、快速访问功能区或特定于表单的菜单上找到选项。

掌握过滤和排序的练习和实际案例

为了帮助您充分了解 Access 的多功能性，这里有一些练习和案例研究可以帮助您练习：

互动练习

商店库存： 筛选库存低于 10 件的产品，并按价格降序排列。

项目管理： 仅显示待处理的任务并按截止日期升序排序。

客户追踪： 筛选上次购买时间超过三个月的客户，并按会员状态对其进行排序。

案例研究

人力资源： 筛选销售部门员工并按薪水降序排序。

销售分析： 仅筛选上一季度的销售额并按数量降序排序。

学术研究： 过滤当前项目并按开始日期排序。

大数据的高级技巧和最佳实践

如果您的数据库开始增长并且过滤或排序需要一段时间，请注意以下建议：

配置良好的索引： 对最常过滤和排序的列进行索引，以加快搜索速度。

首先应用过滤器，然后排序： 处理较少的记录总是更快。

避免在单个查询中使用过于复杂的过滤器。将它们分解为更简单的查询，并在必要时稍后合并。

仅选择您需要显示的列；避免“全选”以提高效率。

对于非常复杂的查询，禁用设计视图中的自动更新并使用示例。

如果您处理大量数据，请考虑将信息分成几个相关的表。

Access 中的筛选器附加功能

不要忘记，Access 会在列标题和记录导航栏中通过漏斗图标显示是否存在活动过滤器。

将鼠标悬停在已过滤字段的标题上，您将看到一个包含当前应用的过滤条件的工具提示。这非常实用，您可以快速调用过滤条件，而无需查看所有设置。

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